Stammdatenverwaltung
KaPlan kann die Stammdaten mehrerer Gemeinden eines Dekanats verwalten (z.B. nach einem Zusammenschluß). Es werden dabei nicht nur Adressen und Kontaktdaten erfasst sondera auch Gebäude, Räume, Festtage und Stiftungsbücer.

Terminverwaltung
Zentrales Element von KaPlan ist die Planung und Steuerung der Messen, die Zuordnung der Stiftungen und Intentionen, sowie die Koordination von Taufen oder Hochzeiten. Auch eine personenbezogene Terminplanung ist möglich.

Intentionen und Stiftungen
Intentionen und Stiftungen sind wesentliche Bestandteile der Verwaltung im Pfarrbüro und ziehen umfangreiche Auswertungen und Abrechnungen nach sich. KaPlan vereinfacht diese Abreitsweisen.

Dienstplanung
Die Dienstplanung kann für alle Mitarbeiter vorgenommen werden, um die Durchführung der Gottesdienste und sonstigen geplanten Termine sicher zu stellen. Auch die Urlaubsplanung ist in der Terminübersicht enthalten.

Raumplanung
Die Raumplanung kann für alle Räumen der Gemeinde genutzt werden. KaPlan ist auch das zentrale Instrument zur Verwaltung und Organisation der von den Gemeindemitgliedern genutzten Räume in Pfarrheimen und anderen verwalteten Gebäuden.

Taufen und Hochzeiten
Unregelmäßige Termine wie Taufen und Hochzeiten werden mit KaPlan geplant und ebenso wie die regelmäßigen Termine, z. B. der Gottesdienstordnung hinzugefügt.

Notizen
KaPlan bietet dem Nutzer ein Tool zur Verwaltung von Notizen. Die Nutzer können persönliche Notizen erstellen oder ihre Notizen für alle Nutzer zugänglich machen. Dabei können die Notizen an ein bestimmtes Datum gebunden sein - KaPlan prüft im Minutentakt, ob Termine eingehalten werden.

Datenschnittstellen, z. B. zur Homepage
Über Datenschnittstellen können die Daten aus KaPlan mit anderen Programmen verarbeitet werden, z. B. die Ausgabe der Gottesdienstordnung an die Kirchenwebsite.

Exportfunktion, z. B. persönlicher Termine
Sie können Ihren KaPlan-Terminkalender mit einen mobilen Kalender synchronisieren. Dazu bietet KaPlan eine genormte Schnittstelle an, die von von Outlook (Einzeltermine) und anderen Kalendern (Sunbird, Google, u.a.) unterstützt wird.