Zweck des Programms ist die Vereinfachung der häufigsten und arbeitsintensiven Tätigkeiten in einem Pfarrbüro. Dabei steht die Entlastung des Pastors und der Pfarramtssekretärin im Vordergrund.

Die durch das Pfarrbüro verwalteten Daten wie Dienstpläne, Termine, Messen und Kirchennachrichten werden durch KaPlan erfasst und für viele Mitarbeiter der Gemeinde gleichzeitig, übersichtlich und aktuell dargestellt. Dabei müssen alle Daten nur ein Mal erfasst werden, da diese von allen Mitarbeitern gepflegt werden können.

Kaplan kann lokal auf den PCs im Pfarrbüro installiert werden, wie z. B. Word oder Excel. Das Programm kann aber auch im Rechenzentrum der Pharmaware GmbH für Sie betrieben werden. Vorteile hierbei sind, dass mehrere Gemeinden von unterschiedlichen Orten auf die Software zugreifen können und z. B. Wartungskosten des Servers entfallen.